Podnikání se rozjíždí, ale v posledních týdnech přibývá případů, kdy někdo z firemního týmu na něco zapomene. Tu a tam přehlédne, že má zákazník speciální přání. Taky se vám takové případy stávají? Evidenci sice zastane papírový diář, ale když je fofr, a ještě do toho volají zákazníci, můžete do diáře poznámku zapomenout zapsat. Jak mít v zakázkách pořádek, a zajistit, aby měli všichni v týmu důležité informace stále na očích? Pořádek vám zavede magnetická tabule. Inspirujte se, jak ji využít.
Jak mít ve firmě, ale i domácí kanceláři, pořádek v zakázkách, přehled o jejich aktuálním stavu, přáních zákazníků? Pořiďte si na zeď magnetickou tabuli. Je multifunkční. Funguje jako klasická bílá popisovací tabule pro flip-chart fixy, drží na ní i poznámkové lístečky post-it. A také magnety. Celou sadu pořídíte za pár stovek. Až si na její používání zvyknete, budete se za pár týdnů divit, jak jste bez ní mohli fungovat.
60 – 120 × 90 cm. Pořiďte si cvočky, válečky, figurky či magnetické fólie
Běžné rozměry magnetické popisovací tabule jsou 60 × 90, 120 × 90 cm. K tabuli se vám hodí
popisovací flip-chart fixy a magnety. Ty mohou mít podobu barevných cvočků, figurek či neodymových válečků a magnetických tyčinek. Vytvořte si také svoje vlastní barevné magnetické proužky nebo jiné geometrické tvary. Psali jsme o nich v článku o magnetických fóliích.
Magnetická tabule zastává 3 hlavní funkce: možnost popisu fixy, nalepení poznámkových lístků a připnutí barevných a neodymových magnetů, magnetických folií či pásek.
Inspirujte se magnetickým systémem evidence
Způsobů, jak mít přehled o aktuálním stavu zakázek, je několik. Každému vyhovuje něco jiného. Inspirujte se jedním z nich, upravte si jej podle potřeby. Co se vám hodí ke startu?
– Magnetická tabule – připevněte ji na zeď – její součástí je připevňovací sada
– Magnety na tabuli – magnetická kolečka, neodymové tyčky, barevné figurky
– Barevné magnetické fólie ve tvaru pásky
– Barevné popisovače na flip-chart
Rozdělte si tabuli na několik segmentů – podle toho, kolik míváte standardně rozpracovaných zakázek. Příklad uvádíme na provozu opravny praček, myček a bílé techniky.
Jak zakázky evidují opraváři praček a myček
1 – Popisovací fix na popis zakázky
Do jednotlivých segmentů na tabuli napište fixem jména zákazníků, označení zakázek, kontakt na zákazníky, datum přijetí zakázky.
2 – Magnetické válečky pro přicvaknutí zakázkových listů
Malým neodymovým magnetickým válečkem ke jménu přicvakněte vaši část opravenky či přijímacího listu. Tu druhou má u sebe zákazník.
3 – Barevné magnetické fólie k odlišení stavu zakázky
Nastříhejte na proužky magnetickou fólii, výběr barev je na vás. Proužky pak přicvakněte k zakázkám na magnetické tabuli, přičemž oranžový může znamenat objednaný náhradní díl, modrý ve stavu opravy, zelený hotovou zakázku, červený po termínu smluvené dodávky, žlutý například expresní zakázku. Pro lepší orientaci si barevné magnetické proužky popište.
4 – Magnetické barevné figurky pro přiřazení servisních techniků
Dalším rozlišovačem budou magnetické figurky. Těmi jednotlivým zakázkám přiřadíte servisní mechaniky nebo techniky. Bílou figurku pro Petra, modrou pro Emila, žlutou pro Vladimíra.
5 – Kulaté magnety a cvoky pro další odlišení
Kulaté barevné magnety poslouží pro označení dalších skutečností – například subdodávku či nutnost montáže u zákazníka.
Pro první týdny práce s evidenčním zakázkovým systémem přicvakněte k tabuli legendu – papír s vysvětlivkami, co která barva, typ magnetu, magnetické pásky i figurka znamená.
Za pár dní si na nový systém zvyknete a orientaci v zakázkách si tak usnadníte. Každý den ráno, anebo vždy po změně stavu zakázky, jen během okamžiku přecvaknete magnety nebo přidáte další podle potřeby. Kdykoliv přicvaknete další dokumentaci, anebo připíšete doplňkové informace popisovačem přímo na tabuli. Systém je velice variabilní.
Kde ještě magnetickou popisovací tabuli využijete?
Hodí se vám pro:
– Přehled při pořádání akcí, trhů, koncertů
– Evidenci pronajatých stánků na veletrhu, festivalu, ale i ladění line-up programu
– Dobrovolnické akce, meetingy, školení
– Přehled směn a docházku zaměstnanců
– To-Do list pro naplánované úkony
– Pořádání soutěží, závodů
– Uspořádání školní výuky či přednášek
– Plánovací kalendář pro marketing firmy
– Teambuildingové akce
Do kanceláře sklo nebo břidlice
Hledáte něco lepšího než je bílá tabule? Kromě levnějších bílých magnetických tabulí seženete i skleněné, například značky Artverum. Magnetické skleněné tabule Artverum budou designovým doplňkem vaší kanceláře. Získaly dokonce ocenění Red Dot Design Award 2011 v kategorii interiérového designu. Vybírat můžete z mnoha rozměrů: 48 × 48, 12 × 78, 78 × 48, 100 × 65 cm a dalších.
Interiér vám vyzdobí také další specialita – magnetická tabule o rozměru z černé moravské břidlice.
Vyberte si klasickou bílou popisovací, luxusnější skleněnou magnetickou či originální břidlicovou tabuli, a mějte v evidenci přehled.
Získejte další originální tipy na využití magnetů na blogu Unimagnet.